ORDEN Y LIMPIEZA. METODOLOGÍA DE LA 5S

Que la ausencia de orden y la limpieza de un determinado lugar de trabajo está directamente relacionada con la siniestralidad es un hecho que no nos debe extrañar. Es lógico pensar que un sitio con herramientas o residuos por el suelo, con manchas o líquidos, máquinas con restos de materiales, mal engrasadas, estanterías desordenadas con objetos salientes, herramientas cortantes mal dispuestas, etc. pueden provocar gran cantidad de accidentes como caídas, resbalones, tropiezos, golpes, cortes o incluso fallos en los equipos de trabajo que pueden originar accidentes más graves (electrocuciones, explosiones, atrapamientos, etc.) dependiendo del equipo en cuestión.


Es más, el propio Real Decreto 486/1997 de Lugares de Trabajo determina en su Artículo 5 la obligación que tiene el empresario de mantener el orden y la limpieza según lo dispuesto en la norma. Y desarrolla todo un anexo (Anexo II) para disponer esas condiciones de Orden y Limpieza. En particular:

 

 

  • 1. Las zonas de paso, salidas y vías de circulación de los lugares de trabajo y, en especial, las salidas y vías de circulación previstas para la evacuación en casos de emergencia, deberán permanecer libres de obstáculos de forma que sea posible utilizarlas sin dificultades en todo momento.

 

  • 2. Los lugares de trabajo, incluidos los locales de servicio, y sus respectivos equipos e instalaciones, se limpiarán periódicamente y siempre que sea necesario para mantenerlos en todo momento en condiciones higiénicas adecuadas. A tal fin, las características de los suelos, techos y paredes serán tales que permitan dicha limpieza y mantenimiento. Se eliminarán con rapidez los desperdicios, las manchas de grasa, los residuos de sustancias peligrosas y demás productos residuales que puedan originar accidentes o contaminar el ambiente de trabajo.

 

  • 3. Las operaciones de limpieza no deberán constituir por si mismas una fuente de riesgo para los trabajadores que las efectúen o para terceros, realizándose a tal fin en los momentos, de la forma y con los medios más adecuados.

 

  • 4. Los lugares de trabajo y, en particular, sus instalaciones, deberán ser objeto de un mantenimiento periódico, de forma que sus condiciones de funcionamiento satisfagan siempre las especificaciones del proyecto, subsanándose con rapidez las deficiencias que puedan afectar a la seguridad y salud de los trabajadores. Si se utiliza una instalación de ventilación, deberá mantenerse en buen estado de funcionamiento y un sistema de control deberá indicar toda avería siempre que sea necesario para la salud de los trabajadores.

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  • 5. En el caso de las instalaciones de protección, el mantenimiento deberá incluir el control de su funcionamiento.

 

 

Este anexo, que no dejan de ser principios normativos (y por tanto sancionables), son la base fundamental en la que apoyarse para desarrollar toda una política de orden y limpieza en una organización. Es decir, deben considerarse como unos mínimos a cumplir. Y no como una meta a conseguir, sino como un primer paso o punto de partida.


Este concepto de Orden y Limpieza puede desarrollarse de manera genérica o procedimentarse de alguna forma. La Metodología de las 5S no es más que un sistema para asegurar el éxito en la implantación y mantenimiento de un programa de Orden y Limpieza.


Las 5S provienen de 5 vocablos japoneses cuya letra inicial es la S: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. En español: Organización, Orden, Limpieza, Control Visual, Disciplina. A su vez la metodología de las 5S proviene de la filosofia LEAN de Toyota Production System (TPS) en la que la Calidad Total, la eliminación de todo aquello que no aporta valor (tiempo, materiales, residuos, etc.) y la mejora contínua son los pilares fundamentales.


Las 5S, como cualquier sistema de mejora contínua se basa en el Ciclo de Deming y por tanto es un proceso secuenciado en el tiempo con unas fases claras y definidas:

    • 1ª Fase de Implantación: SEIRI (Clasificar y eliminar). Consiste básicamente en separar todos los artículos que no sean necesarios y eliminarlos del área de trabajo.

    Por innecesario se entenderá aquello que no se usa, aquello que se usa, pero no en esa zona o todo aquello que excede lo necesario en un período de tiempo determinado. Esto permitirá liberar espacio útil, reducir el tiempo para acceder a talo cual herramienta o equipo de trabajo, aumentar la seguridad, etc.

     

    • 2ª Fase de Implantación: SEITON (Ordenar). Disponer adecuadamente todos los artículos necesarios, etiquetarlos y asegurar un fácil acceso.

    Igualmente que la fase anterior se facilita un acceso más rápido a los equipos que se necesiten, aumenta la seguridad y en general incrementará la productividad al disminuir los tiempos de desplazamientos.

     

    • 3ª Fase de Implantación: SEISO (Limpiar y mantener). Integrar la limpieza diariamente en todas las tareas. Para ello se procedimentará un plan de limpieza definiendo qué hacer, quienes, con queé frecuencia, dónde, etc. Incluso se pueden disponer imágenes del estado ideal del lugar para comparación con el real como referente.

     

    • 4ª Fase de Implantación: SEIKETSU (Estandarizar). Normalizar las actuaciones, de forma que lo que se ha hecho hasta el momento debe ser el normal funcionamiento de todo el personal en las instalaciones.

    Ello permitirá un mayor conocimiento de las instalaciones, creará hábitos de limpieza, se evitarán accidentes y se denotará una importante mejora en la intervención en averías, tiempos de parada, etc.

     

    • 5ª Fase de Implantación: SHITSUKE (Autodisciplina). Una vez estandarizada la forma de proceder será necesario formar al personal y concienciarlo para que se cree un hábito continuo. En esta fase también se implantarán procedimientos de auditorías para ver el buen funcionamiento del sistema.

     

 

Para asegurar el éxito del proceso, ya que todo cambio organizativo tiene inconvenientes, hay que tener en cuenta una serie de consideraciones para evitar o disminuir esos inconvenientes:

 

 

  • En principio, la implantación del Sistema 5S se aplicará a una zona piloto, a modo de prueba  y para “adiestrar” a todos los trabajadores.

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  • La totalidad de la empresa o de las instalaciones se dejará para más adelante cuando se haya visto que el sistema funciona correctamente.

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  • La zona en la que se empiece será bien conocida por todos, visible para todos los trabajadores y con alta probablidad de éxito.

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  • Insistimos en que cambiar la manera de trabajar de una determinada organización siempre es difícil, por lo que la verificación del éxito por parte de los empleados es un elemento a tener en cuenta. Así, trabajar con las personas es fundamental y garantizará gran parte de éxito.

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  • La implantación no puede depender de una sola persona. Para ello se creará un grupo de trabajo.

 

Desde la CES, apostamos por todo aquello que redunde positivamente en las empresas. No debe considerarse estos cambios como un coste, ni siquiera como una exigencia legal, sino como una oportunidad para la mejora contínua, para destacarse respecto a la competencia. Las 5S puede ser una herramienta relativamente sencilla de implantar y cuyos beneficios son fácil y rápidamente visibles.